Facturation

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fonctionnement de la section "Finances de projets" (roue dentelée) suite à une soumission gagnée

Dans cette section, les montants indiqués sont les coûts réels du projet, les profits ne sont pas inclus. Donc les prix coûtants des items ajoutés dans la soumission et non pas les vendants. Par exemple, un item a le prix coûtant de 100$ mais le vendant est de 150$. Il y a donc un profit de 50$. Si l'on regarde dans le budget, le montant indiqué 100$. Si tu additionne le 50$de profit, on arrive au montant dans la soumission. Cette section sert à savoir les coûts juste par rapport aux poinçons e...

Facturer des items sans taxes

Il est possible de facturer des items sans que les taxes soient rajoutées automatiquement, des frais d'intérêts par exemple: 1. Dans le menu principal de Elper, cliquez sur < Paramètres > 2. Dans l'onglet < Infos de la compagnie >, allez à la section < Taxes de ventes >. 4. Sélectionnez OUI à la ligne < Je fais des achats ou des ventes dans plusieurs provinces > 5. Cliquer sur < Ajouter une autre taxe > 6. Dans le champs " Prov ", tappez " Sans Taxes" ou " No ...

Modifier les taxes de vente

Selon la province ou tout autre cas, vous devez parfois appliquer des taxes différentes que la tps/tvq. Ou encore ne pas en appliquer du tout. Pour cela, rendez-vous dans vos paramètres, Infos de la compagnie, Taxes de vente. Cliquer oui à "Je fais des achats ou des ventes dans plusieurs provinces. Assurez-vous que les deux champs dédiés à la taxe du Québec soit bien indiqué comme ici et cliquez sur créer ajouter une autre taxes Entrez les informations Lorsque vous créez une ...

Les heures de ma facture Cost-Plus ne sont pas les mêmes que dans mon projet

Il peut y avoir deux raisons à cela: - Vous n'avez pas validé vos poinçons avant de créer la facture - Vous avez créé votre facture et d'autres poinçons se sont ajoutés depuis, ils ne sont donc pas inclus dans la facture Pour corriger cela : - Allez valider vos poinçons si ça s'applique - Rendez-vous au bas de la facture et cliquer sur "Annuler et remettre à zéro" Vous pouvez ensuite créer une nouvelle facture.

Importation de photos à partir de Dropbox (Apple)

Pour importer vos photos de dropbox vers Elper à partir de votre Ipad, cliquer sur notes ou reçus et ensuite sur "Choisir une photo" Sélectionner "Choisir les fichiers" Vous devez ensuite sélectionner "Dropbox". Vous aurez ainsi à vos photos sauvegardées à cet endroit.

J'ai effacé une facture

Il est impossible de ramener une facture qui a été crée. Par contre, vous pouvez demander au système de vous permettre de réutilisé ce numéro de facture pour la recréer. Au bas de la facture effacée, cliquez oui et recréer la facture en vous assurant que les montant concordent

J'ai perdu, je ne retrouve plus une facture

Assurez-vous que vous avez bien sélectionné : - Toutes les factures - Tous les mois - Vous pouvez aussi cliquer sur "Afficher les factures annulées"

Appliquer un dépôt sur une facture

Ouvrez la facture à laquelle vous voulez ajouter un dépôt. Dans la section “Paiement” entrer le montant du dépôt.

Le nom du projet n'apparaît pas dans la facture

Ouvrir la facture concernée. En haut à gauche, il est indiqué "Aller au projet" en bleu Cliquer dessus Ça ouvre automatiquement le projet relié à cette facture. Dans la fenêtre à droite, il est indiqué le statut du projet. Vous avez deux choix, en cours ou terminé Cliquer sur terminé Ensuite cliquer sur en cours. Cela aura pour effet de rafraîchir le dossier. Le nom du projet sera présent au-dessus de la facture comme les autres.

Pour les soumissions cost-plus (temps-matériel), quel prix de vente utiliser pour les items

Votre liste de prix (vos items) peuvent contenir deux prix différents. Le prix coûtant et le prix de vente. Dans les soumissions forfait et temps-matériel, c'est le prix de vente qui est utilisé parce que vous voulez vendre l'item à ce prix. Vous pouvez aussi utiliser votre prix coûtant et lors du total à la fin, votre pourcentage d'administration s'y ajoute. Elper vous permet aussi de changer la valeur par défaut utilisée pour les items manuellement pour les soumissions et facturations cost-...

Suivi de coût de projet : comment sont calculés les coûts de main d'oeuvre

Les coûts de main d'oeuvre sont calculés ainsi : - Chaque poinçon validé a un coût basé sur le taux horaire de l'employé au moment de valider le poinçon - Chaque poinçon en cours ou non-validé utilise le taux horaire actuel de l'employé - Lorsqu'un employé n'a pas de taux horaire dans un ancien poinçon, le montant de main-d'oeuvre devient une approximation: - Un ancien poinçon validé lorsque l'employé n'avait pas de taux horaire à sa fiche - le calcul uti...

Insérer une photo dans la facture

Dans la facture cliquer sur + Sélectionner une photo en provenance de vos documents ou de votre bureau

On ne voit pas les modes de paiement acceptés sur la facture

Cette information est écrite dans le texte du courriel et non sur la facture. Pour l’avoir sur la facture on doit entrer cette information dans la section “informations additionnelles” de la facture.

La facture de rappel n’est pas envoyé à l’adresse alternative pour la facturation

Il est essentiel que l'adresse alternative pour la facturation soit entrer avant la création de la facture pour que celle-ci soit utilisée

Peut-on modifier les rappels pour les factures en souffrance

Il est possible d'ajuster le nombre de jours accordés à vos clients pour payer avant que leurs factures ne tombe en souffrance. Par contre, le rappel de paiement envoyé 7 jours avant l'échéance et tous les 7 jours après l'échéance n’est pas ajustable. Pour modifier le nombre de jours accordés aux clients pour payer leurs factures: 1. Cliquer sur < Paramètres > dans le menu de gauche 2. Cliquer sur l'onglet < Soumissions/Factures > en haut de la page 3. Dans la section...

Attribuer la banque d'heures à un secteur de la construction

Pour l’instant, il n’est pas possible de séparer la banque d’heure par secteur. - Lorsque vous utilisez des heures de la banque pour payer votre employé, les heures vont dans une colonnes séparée et distincte dans la feuille de temps. Ce n’est donc pas associé à aucun secteur. - Par contre, lorsque votre employé fait du temps supplémentaire qui doit être mis en banque, ce temps est retiré au prorata dans tous les secteurs travaillés. - Par exemple: une semaine il fait 40h de résident...

Le client ne reçoit pas sa facture ou sa soumission

Lorsque vous voyez que le courriel est marqué comme "envoyé" dans Elper, c'est que nous avons reçu la confirmation que le courriel a bel et bien été reçu par les serveurs de courriels de vos destinataires. Lorsque c’est le cas et que votre client ne voit pas le courriel, il y a deux possibilités: 1- Le serveur de courriel a classé le courriel dans les “Indésirables” (demandez-lui de vérifier) 2-Le serveur de courriel a été configuré pour effacer ces types de courriels sans même donner accès à...

Comment déplacer un reçu de projet

Si vous ne pouvez pas changer un reçu de projet, c'est qu'il a été remboursé à un employé ou a été facturé sur un projet cost-plus. Pour le déplacer, vous devez ouvrir les feuilles de temps jusqu'à celle qui couvre la semaine de la date du reçu. Ensuite, vous pouvez changer le projet du reçu. N'oubliez pas de finaliser les feuilles de temps jusqu'en date d'aujourd'hui après avoir changé le reçu de projet.

Comment sont calculées les heures payées et celles en banque

Calcul dans un seul secteur de la construction (cas simple) Si l'employé a travaillé 50h et que vous désirez en payer 40, vous indiquez 40h dans "Paie de cette semaine". 10h seront donc ajoutées à sa banque d'heures. Dans l'exemple ici, l'employé n'avait aucune heure en banque avant d'avoir travaillé la semaine en cours. Vous pouvez modifier la paye de cette semaine (en bleu) pour ajuster l'usage de la banque d'heure pour une semaine spécifique. Calcul lorsque des heures ont été t...

Il y a des différences de calculs pour la main d'oeuvre de projet

Certains poinçons ne sont pas validés et ceci entraîne une différence dans le total d'heures 1- Une différence importante existe entre le rapport et l'affichage dans le menu projet. 2- Le rapport de projet ne contient que les poinçons validés. 3- L'affichage des heures travaillées dans le menu projet inclut TOUS les poinçons, même ceux qui sont en cours en ce moment durant lesquels l'employé travaille. L'affichage dans le menu Projets peut donc être plus grand que celui dans le rapport de poi...

Comment est calculé la marge de profit sur les items vendus

Le calcul est souvent mélangeant et nous donne le goût de prendre des raccourcis. Un bon exemple aidera à bien le comprendre. Si un produit vous coûte 100$ et que vous le vendez 50$, on aurait tendance à vouloir dire que la marge de profit est de 50$ alors qu'elle est en fait de 33%. Pour voir la marge de profit, il faut regarder sur le 150$ (prix vendant), quel pourcentage est un coût et quel pourcentage est un profit. Dans cet exemple, sur 150$, 100$ de coûts et 50$ de profits. Le 50% repr...

Créer une facture à partir d'une soumission

Marquez la soumission comme gagnée. Cliquer ensuite sur "Créer un nouveau projet avec cette soumission" 1-Allez dans le menu Facturation 2-Cliquez sur "Nouvelle facture" à droite du nom du nouveau projet créé (qui par défaut aura le même nom que vous avez donné à la soumission) 3-Cliquez sur ajouter un modèle pour copier le contenu de la soumission 4-Choisissez dans la liste, le numéro de la soumission que vous désirez copier et cliquer sur le bouton "Ajouter" 5-Il ne reste qu'à aj...

Le PDF des factures n'affiche pas le même client que dans le menu Clients ou celui de projets

Il est possible qu’après avoir envoyé une facture à un client, vous soyez retournés au projet et que vous ayez changé de client. Cela a pour conséquence que la facture envoyée au client ABC (et c'est écrit ABC sur le PDF) est, dans le menu Clients, classée dans la fiche du client XYZ Dans le menu Clients, vous voyez toutes les factures des projets associés à ce client. Donc, après avoir envoyé la facture au client ABC, vous êtes allé dans le projet lié à cette facture et vous avez changé le cli...

Facturation temps-matériel

Main d'œuvre: l'app calcule automatiquement la main-d'œuvre non facturée pour ce projet. L'app appliquera la majoration spécifiée en pourcentage. Matériaux et autres: Vous devez entrer directement les données voulues dans la facture. Que ce soit les matériaux ou les autres frais que vous désirez facturer à votre client. Vous pouvez inscrire les prix que vous voulez.

Facturation Cost-plus

Contrairement à la facturation forfaitaire (à montant fixe pour le projet), les modes de facturation Cost-Plus fait des calculs automatiques . Ces types de facturations sont très utiles pour réduire les erreurs humaines et surtout, gagner du temps vu qu'il ajoute tous les documents en annexe de vos factures. Main d'oeuvre: l'app calcule automatiquement la main-d'œuvre qui n’a pas encore été facturée pour ce projet. L'app appliquera la majoration préalablement spécifiée en pourcentage. Matéria...

Le client ne reçoit pas sa facture

Lorsque vous voyez que le courriel est marqué comme "envoyé" dans Elper, c'est que nous avons reçu la confirmation que le courriel a bel et bien été reçu par les serveurs de courriels de vos destinataires. Lorsque c’est le cas et que votre client ne voit pas le courriel, il y a deux possibilités: 1- Le serveur de courriel a classé le courriel dans les “Indésirables” (demandez-lui de vérifier?) 2-Le serveur de courriel a été configuré pour effacer ces types de courriels sans même donner accès ...